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WhatsApp für Events: 12 praktische Ideen für Veranstalter

Sonja Schwarz | 21. März 2016

Immer mehr Unternehmen setzen auf WhatsApp als Kommunikationskanal für den Kundenkontakt. Auch Veranstalter und Eventplaner erkennen zunehmend das Potenzial des Messaging-Dienstes für die Kommunikation mit Interessierten, Besuchern und Mitarbeitern vor, während und nach einem Event. Aber wie nutzt man WhatsApp am geschicktesten für eine Veranstaltung? Lassen Sie sich von unseren Ideen inspirieren!

Interessierte, Besucher und Mitarbeiter von Events aller Art lassen sich über WhatsApp besonders einfach, schnell und kostengünstig ansprechen. Ob Sportveranstaltungen, Festivals, Konzerte, Clubbings, Konferenzen und Theater, oder auch kleinere Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Kundenevents und Meetings – sie alle können durch den Einsatz von WhatsApp hervorragend unterstützt und beworben werden.

Wir haben für Eventplaner und Veranstalter 12 praktische Ideen für die Nutzung von WhatsApp zusammengestellt:

12 Ideen für WhatsApp bei Events

1. WhatsApp-Newsletter

Event-Veranstalter können einen regelmäßigen WhatsApp-Newsletter anbieten, um Interessierte und Gäste auf dem Laufenden zu halten – zum Beispiel über neue Acts im Line-Up eines Festivals, neue Aufführungen eines Theaters oder neu bestätigte Speaker bei einer Konferenz.

Das Ticketbüro Wien-Ticket informiert per WhatsApp beispielsweise über Vorverkaufsstarts, Aktionen und Gewinnspiele:

WhatsApp-Newsletter bei Events
Vorverkaufsinfo von Wien-Ticket per WhatsApp (Screenshot)
 

2. Einladungen

Wenn Sie die Handynummern der Teilnehmer haben, können Sie ihnen einfach per WhatsApp alle Infos zur kommenden Veranstaltung zukommen lassen – inklusive Text, Bild, Audio, Video und Link zur Anmeldung. Die elektronische Einladung per WhatsApp bietet sich vor allem bei kleinen Budgets an. Achtung: Holen Sie sich bei externen Teilnehmern vorab die Erlaubnis dazu!

Exklusive Einladung für FK Austria Wien WhatsApp-Newsletter-Abbonenten
 Exklusive Einladung für FK Austria Wien WhatsApp-Newsletter-Abonnenten (Screenshot)

 

3. Tickets

Das deutsche Residenztheater verschickt mit seinem Ticket-Ticker regelmäßig günstige Ticket-Angebote per WhatsApp an Studenten.

In der Kombination mit Mobile Ticketing lassen sich Tickets als QR-Codes und Barcodes auch gleich über WhatsApp verschicken!
 

4. Aktuelle News

Ist der Tag des Events gekommen, können Veranstalter über WhatsApp hilfreiche und nützliche Informationen zu Wetter, Parkmöglichkeiten, Garderobe, Programm, Goodies, etc. verschicken. Und auch wenn es zu kurzfristigen Engpässen oder Änderungen bei der Veranstaltung kommen sollte, ist WhatsApp die schnellste Möglichkeit, um Besucher zu informieren.

Am Mobile Marketing Innovation Day 2017 wurden die Besucher beispielsweise per WhatsApp über aktuelle Angebote und Programmpunkte informiert:

Aktuelle News per WhatsApp
WhatsApp-Kommunikation am MMID 2017 (Screenshot)
 

5. Gutscheine

Versenden Sie kurz vor oder während der Veranstaltung Gutscheine (z.B. für ein Freigetränk) an Ihre Besucher – darüber freut sich jeder! Sie können damit auch aktiv das Besuchermanagement unterstützen, z.B. wenn Getränkebars unterschiedlich ausgelastet sind: Versenden Sie Gutscheine für die wenig frequentierte Bar B, um den Andrang bei Bar A zu verringern.
 

6. Besucher-Chat

In einer eigenen WhatsApp-Gruppe, zu der die Teilnehmer der Veranstaltung hinzugefügt werden, können sich die Gäste vor, während und nach dem Event austauschen, zum Beispiel zu Mitfahrgelegenheiten oder Geheimtipps.
 

7. Live-Stream

Für alle Daheimgebliebenen kann über WhatsApp ein Link zu einem Live-Stream des Events verschickt werden – so können z.B. Fußballspiele oder Konzerte direkt am Handy live mitverfolgt werden!
 

8. Kundenservice

Der Kundenservice über WhatsApp ist besonders kundenorientiert, schnell und kostenlos: Einfach eine Nummer an die Teilnehmer des Events bekanntgeben, an die sie sich bei Fragen, Wünschen und Beschwerden direkt per WhatsApp wenden können. Sie müssen nur noch einen Mitarbeiter bereitstellen, der die Anfragen beantwortet.
 

9. Team-Kommunikation

Eventplaner, die eine eigene interne WhatsApp-Gruppe für die Veranstaltung erstellen, können darin zeitgleich und in Echtzeit mit Catering, Security, Kassa und anderen Mitwirkenden der Veranstaltung kommunizieren.
 

10. Nachberichte

Nach dem Event könnten Veranstalter die besten Bilder oder Videos der Veranstaltung an die Empfänger des WhatsApp-Newsletters oder die Mitglieder der WhatsApp-Gruppe versenden, oder Links zu Foto- und Eventportalen oder Blogs, die über die Veranstaltung berichten, verschicken. Auch Ihre Besucher können Ihnen so sehr schnell die eigenen Fotos und Videos vom Event zukommen lassen. 
 

11. Feedback

Fragen Sie bei den Teilnehmern Ihres Events via WhatsApp nach Feedback. So können Sie die Highlights aus Besuchersicht sammeln und erhalten sicherlich auch den ein oder anderen Verbesserungsvorschlag für künftige Veranstaltungen.

Der österreichische Maturareisen-Veranstalter X-JAM nutzt WhatsApp bereits u.a. als Feedback-Kanal, und verknüpft dies gleich mit einem Gewinnspiel:

WhatsApp für Events Feedback einholen
WhatsApp-Info für Teilnehmer/innen des X-JAM (Screenshot)
 

12. In Kontakt bleiben

Bleiben Sie mit Ihren Gästen in Verbindung! Für wiederkehrende Veranstaltungen können Sie die bestehenden WhatsApp-Kontakte für die Bewerbung weiterverwenden. Durch das Anbieten eines Chats könnten Sie schon im Vorfeld Fragen zu geplanten Events beantworten und so aktives Kundenservice betreiben.

Die Wiener Agentur Active Concepts, die mit unserem WhatsATool in der Wintersaison 2017/18 ein Ski-Event begleitete, resümiert den Einsatz von WhatsApp äußerst positiv: 

„Der WhatsApp-Kanal war der absolute Hit. Er wurde richtig gut genützt von uns und den TeilnehmerInnen.
- Robert Heinze, Geschäftsführender Gesellschafter Active Concepts


Einfachere Kommunikation mit professionellem WhatsApp-Tool

Mit WhatsATool von atms können Sie Ihre Besucher und Mitarbeiter schnell und zuverlässig per WhatsApp erreichen. Die Verwaltung der Nummern und die Anmeldungen übernimmt der Servicedienstleister atms für Sie, die Nachrichten können bequem aus einem Online-Tool heraus geplant, versendet, empfangen und beantwortet werden. Lesen Sie hier mehr über die Vorteile eines WhatsApp-Marketing-Tools.

Die registrierten Kontakte können Sie bei atms übrigens auch für ein SMS-Service nutzen: Sollte WhatsApp ausfallen oder sonstwie beeinträchtigt sein, können alle Aktivitäten, die über WhatsApp möglich sind, auch über SMS durchgeführt werden. So erreichen Sie Ihre Empfänger garantiert!
 

Laden Sie die WhatsApp-Checkliste kostenlos herunter!

Sie planen einen WhatsApp-Kanal, wissen aber noch nicht so recht wie Sie es anpacken sollen? Laden Sie hier unsere Planungs-Checkliste herunter: Wir haben alle wichtigen Punkte zu Vorbereitung, Anforderungen und Projektabwicklung für Sie übersichtlich zusammengefasst.

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Über den Autor

Sonja Schwarz

Digital & Content Marketing Manager bei atms

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Über diesen Blog

Guter Kundenservice ist Ihnen wichtig? Super, uns auch! Deshalb beleuchten wir das Thema hier aus unterschiedlichen Perspektiven und geben Unternehmen Tipps für ihren erfolgreichen Kundendialog im Smartphone-Zeitalter.
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Sonja Schwarz, Digital & Content Manager | atms
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