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Faxen im Zeitalter von All-IP - so funktioniert’s

Christian Rupitsch | 30. Mai 2018

In der digitalisierten Welt nimmt das Faxgerät kaum noch eine nennenswerte Rolle in der Kommunikation von Unternehmen ein. Während Ende der 1990er Jahre noch viel gefaxt wurde, bescherte der digitale Wandel diesem Kommunikationskanal ein abruptes Ende. Immer mehr Dokumente wurden gescannt und per E-Mail versandt oder überhaupt komplett digital abgebildet.

Das Fax hat ausgedient, möchte man meinen, doch ganz so ist es doch nicht. Nicht jedes Unternehmen konnte oder wollte diesen Wechsel vollziehen und so wird das eine oder andere Fax auch heute noch verschickt. Es gibt ganze Branchen, in denen das Fax immer noch gerne und häufig genutzt wird: so etwa zwischen Versicherungen und ausländischen Krankenhäusern bei der Abwicklung von Dienstleistungen. Warum? Unter anderem wegen der rechtlich anerkannten Bestätigung der Zustellung.

Das Fax macht also auch heute noch - in unserer digitalisierten Welt - absolut Sinn.

 

Herausforderungen des Faxens in All-IP-Umgebungen

Die Übertragung von Daten und Informationen in IP-Netzen erfolgt in Form von einzelnen kleinen Daten-Paketen. Unvorhersehbare Paketverluste können bei der Übertragung immer wieder vorkommen. Während das bei der Telefonie keinen massiven Qualitätsverlust bedeuten muss - da wir aus dem gesprochenen Kontext die notwendigen Informationen ziehen - ist die Störanfälligkeit beim Empfang und Versand eines Faxes wesentlich größer. Die Fax-Geräte reagieren auf Störungen sehr empfindlich, was zu einer fehlerhaften Übertragung und somit auch Ausgabe führt.

Der Verlust von Daten-Paketen trägt teilweise zu hohen Informationsverlusten bei. Unlesbare Faxe häufen sich und sind für alle Beteiligten eine unangenehme und vor allem unnötige Herausforderung. So stellt die neue All-IP-Umgebung viele Unternehmen, die Faxe nutzen, vor große Probleme.

Mit dem T.38 Protokoll gibt es eine theoretische Lösung für das Problem: Speziell für das Faxen in VoIP-Umgebungen wurde dieses Protokoll, auch "Fax over IP" (FoIP) genannt, entwickelt. Es hilft verlässlich die verzögerungsfreie Übertragung von Faxen über das Internet sicherzustellen.

Das Problem? Viele Telefonanbieter unterstützen das Protokoll T.38 bei VoIP-Telefonanschlüssen nicht. Somit ist es für Unternehmen keine wirkliche Lösung. Außerdem spielen die beim Faxen involvierten unterschiedlichen Geräte und Netze nicht immer reibungslos zusammen. Auch hier kann es daher zu unvollständigen und schlecht lesbaren Fax-Ergebnissen kommen.

 

Fax aus dem Internet

Faxdienste, die das Internet nutzen, lassen sich in zwei Kategorien teilen: Web-basierte und Mail-basierte Dienste. Erstere wickeln das Faxen vollständig über das Internet ab. Der Fax-Sender ruft die Website eines Anbieters auf und füllt dort ein Formular mit dem Text, Empfängername und Faxnummer aus. Einige, aber nicht alle dieser Dienste, ermöglichen den Anhang von Dateien.

Die eingegebene Nachricht wird schließlich an den nächsten Fax-Server des Empfängers weitergeleitet. Dieser Ziel-Server überträgt mithilfe eines eigenen Faxmodems die Nachricht zum Empfängerfax. Solche Online-Fax-Dienste sind besonders für ein ortsunabhängiges Arbeiten sinnvoll. Für den Versand längerer Nachrichten sind sie jedoch meist ungeeignet.

Die zweite Kategorie von digitalen Faxdiensten ist das Faxen per E-Mail. Bei diesem Service erreicht einem statt eines klassischen Faxes, eine Grafik als Dateianhang einer E-Mail (Fax2Mail). Ausgehende Nachrichten (Mail2Fax) werden über E-Mail verschickt und kommen hingegen am Faxgerät des Empfängers an.

 

Vorteile und Nachteile des Faxens per E-Mail

Die Vorteile der Mail-Gateway-Variante des Faxens gegenüber der browserbasierten Lösung ist schnell klar: Faxen per E-Mail eignet sich besonders für längere Dokumente und Nachrichten.

Dafür brauchen Sender und Empfänger eigenständige Faxnummern, die laufend empfangsbereit sind. Der Umsetzungsaufwand ist hier gering und auch das Ausfüllen von Online-Formularen fällt bei dieser Variante komplett weg. E-Mails und Faxe werden bequem mittels E-Mail-Programm versendet oder empfangen.

Eine Sache gibt es dennoch zu beachten: Einer der Gesprächspartner braucht ein Fax und einen Telefonanschluss - bei Fax2Mail ist das der Sender. Diese Tatsache ist in den meisten Fällen jedoch ohnehin gegeben.

Fax2Mail ist besonders für jene Unternehmen geeignet, die etwa im Ausland präsent sind und nicht sofort ein Büro mit teuren Devices einrichten wollen. So können die Mitarbeiter Faxe problemlos per E-Mail empfangen. Auch mobile Mitarbeiter, die eingehende Faxe abrufen müssen, profitieren von diesem Service. Alles was es braucht, ist ein E-Mail-Programm.

Bei Mail2Fax muss der Empfänger über ein Faxgerät und einen Telefonanschluss verfügen. Diese Fax-Variante eignet sich etwa für das Verschicken von Massensendungen. Die Telefonleitung ist in diesem Fall nur für ein einziges Mal belegt: für das einmalige Versenden der E-Mail. Im Empfängerfeld können nahezu beliebig viele Empfänger eingegeben werden.

Mail2Fax- und Fax2Mail-Systeme bieten im digitalisierten Zeitalter eine sichere Lösung für reibungsloses und stabiles Faxen in All-IP-Umgebungen. Sie verschicken das Fax bequem als Attachment in einem E-Mail und erhalten umgekehrt gleichwertige Dokumente in Ihre E-Mail-Inbox.

 

Wir helfen gerne weiter!

Lösungen für die Herausforderungen der digitalen Kommunikation gibt es viele, aber nicht jede passt zu Ihnen und Ihrem Unternehmen. Lassen Sie sich daher umfassend von unseren kompetenten Spezialisten beraten. Mit unserer VoIP-Telefonanlage ist auch das Faxen möglich!

Sie erreichen uns unter 0800 240 40 10 oder service@atms.at. Wir freuen uns auf den persönlichen Kontakt mit Ihnen!

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Über den Autor

Christian Rupitsch

Solutions Consultant bei atms

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Über dieses Blog

Guter Kundenservice ist Ihnen wichtig? Super, uns auch! Deshalb beleuchten wir das Thema hier aus unterschiedlichen Perspektiven und geben Unternehmen Tipps für ihren erfolgreichen Kundendialog im Smartphone-Zeitalter.
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Autoren

Sonja Schwar, Digital & Content Manager
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