×
Das Kundendialog-Blog | atms

All-IP-Umstellung für KMUs: wie alle im Unternehmen davon profitieren

Christian Rupitsch | 27. Februar 2018

2018 ist die VoIP-Telefonie in den österreichischen Unternehmen angekommen. Die Abschaltung der klassischen ISDN-Telefonnetze schreitet voran, die Zukunft heißt All-IP. In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen dieses recht technische Thema aus wirtschaftlicher Sicht näherbringen. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile klein- bzw. mittelständische Unternehmen von einem Umstieg auf VoIP-Telefonie haben und gehen dabei gezielt auf den Nutzen aus Sicht eines Geschäftsführers, eines IT-Verantwortlichen und eines Mitarbeiters ein.

Der Kunstbegriff Voice-over-IP bedeutet frei übersetzt „Sprache über IP-Netze transportieren“. Ein solches Netz kann beispielsweise das Internet sein. Dabei telefonieren Sie mit einem klassischen Tischtelefon, einem Smartphone oder einem Computer oder Laptop mit Headset.

Anrufe über VoIP-Netze sind technisch anders gelöst als mit dem herkömmlichen digitalen ISDN-Telefonnetz: Zunächst wird der Anruf durch einen Benutzer gestartet. Dies geschieht meistens durch Wählen einer Telefonnummer am Tischtelefon oder einem anderen Client (z.B. Softphone am PC). Der Rufaufbau erfolgt durch ein in IP-Netzen eingebettetes Protokoll, dem Session Initiation Protocol (SIP). Hebt die Gegenstelle ab, wird auf das RTP Protocol (Real-Time Transport Protocol) gewechselt, bei dem die menschliche Sprache digitalisiert übertragen wird. Um diesen Audiostream wieder hörbar zu machen, muss jeweils am Ende encodiert werden.


Über WhatsApp zu telefonieren oder mit Skype einen Videoanruf zu tätigen, kennen Sie wahrscheinlich aus dem privaten Umfeld. Aber wie steht es mit Voice-over-IP im Business – was bringt Ihnen das ganz konkret und vor allem wirtschaftlich? Das haben wir Ihnen in diesem Blogartikel zusammengetragen.

10 Vorteile von VoIP-Telefonie für das gesamte Unternehmen

Vorteile von All-IP aus Sicht des IT-Leiters

Bisherige Situation: Oftmals waren diejenigen, die für das Computernetz im Unternehmen verantwortlich sind, auch für die Telefonanlage zuständig. Das machte Sinn, da alte ISDN-Anlagen technisch komplex zu konfigurieren waren. Im Alltag wurde das Thema aber gerne stiefmütterlich behandelt. Viele Unternehmen waren froh, dass es funktionierte und änderten Einstellungen nur, wenn es absolut notwendig war. Aufgrund der sporadischen Handgriffe, musste man bei ungewöhnlicheren Anforderungen oft teure technische Beratung hinzuziehen. Die Mitarbeiter selbst waren mit dem System auch nicht vertraut und mussten bei Wünschen solange warten, bis der IT-Leiter Zeit hatte oder aus dem Urlaub zurückgekommen war. Mit VoIP ist das anders!

1. Leichtere Bedienbarkeit und mehr Zeit für wesentliche Aufgaben

Mit modernen VoIP-Systemen kommen in der Regel bedienfreundliche Web-Oberflächen einher. Konfigurationen wie neue Durchwahlen, Nachtansagen, Feiertagsabwesenheiten bis hin zu Ringrufen können schnell und einfach integriert werden. So können sie auch von technisch weit weniger affinen Personen umgesetzt werden. Das schafft der IT-Abteilung freie Ressourcen für wesentlichere Aufgaben und spart somit Zeit und Geld.

2. Einfaches Verwalten der Telefonanlage

In Zeiten von Breitband-Internetanschlüssen muss die Hardware, also die Telefonanlage selbst, nicht einmal mehr im Serverraum des Unternehmens stehen. Sie kann ins Rechenzentrum ausgelagert werden. Das schafft wiederrum Platz und senkt die Stromkosten für die Kühlung. Die Verfügbarkeit des Telefondienstes wird in der Regel im Rechenzentrum eine wesentlich höhere sein als am Kundenstandort selbst.

3. Mehr Sicherheit

Für Sicherheit sorgt ebenfalls die Redundanz der Anbieter, die Verschlüsselung der Anrufe beim Rufaufbau mit SIP (Verschlüsselung von SIP über TLS) und im Gespräch selbst mit Secure RTP und der europäische Rechenzentrumstandort.

Zusatztipp:

Sollten Sie Ihre bestehende Telefonanlage erst vor wenigen Jahren angeschafft haben, als ein Wechsel zu VoIP noch nicht relevant war, so prüfen Sie mit Hilfe des Handbuches, ob IP-Fähigkeit gegeben ist. Viele Anbieter haben das unter dem Namen „SIP-Account“ im Menü zusammengetragen. Sollte dies der Fall sein, besteht die Möglichkeit, einen SIP-Account eines Netzbetreibers zu erhalten, über den Sie dann zu günstigen Tarifen ins öffentliche Telefonnetz anrufen können und trotzdem Ihr Telefone und die damit verbundene Konfiguration weiter nutzen können.


Praktische Hilfe:
 Nutzen Sie unsere Checkliste für den Umstieg auf VoIP-Telefonie – damit haben Sie alle notwendigen ToDos im Blick.

 

Vorteile von All-IP aus Sicht des Geschäftsführers

Bisherige Situation: Bis dato waren die Festnetz- und Mobiltelefonie zwei getrennte Welten. Das muss nicht so sein: Mit Android- und iOS-Apps bieten All-IP-Systeme die Möglichkeit, das Handy als „verlängerte“ Festnetzdurchwahl zu nutzen. So brauchen Sie keine Handynummern mehr an Kunden und Lieferanten verteilen. Stattdessen wickeln Sie Ihre Business-Telefonie bequem nach dem „One Number Concept“ ab. Auch Ihre Mitarbeiter sind dann mobil unter der Festnetzdurchwahl erreichbar und rufen damit vom Handy aus an!

4. Weniger Kosten

Beim Umstieg auf neue Systeme kommt man oft in den Genuss, heute marktübliche und günstigere Tarife zu nutzen. Wir sehen das als wichtigen Grund an, lieber früher als später zu wechseln!

5. Moderne Arbeitsbedingungen

Die Arbeitswelt wird immer mobiler, schneller und man muss sich flexibel auf die Dynamik einstellen. Moderne VoIP-Systeme bieten Schnittstellen und somit Interaktion mit Drittsystemen wie CRM oder ERP an. Mit Soft Clients am Arbeitsplatzrechner lassen sich beispielsweise schon vor dem Abheben die Rufnummer des Anrufers und somit dessen Name und Kundendaten laden. Geschäftsprozesse werden dadurch optimiert, was wiederrum Geld spart und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Wie eine VoIP-Telefonanlage Ihr Unternehmen bei flexiblem Arbeiten unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Blogartikel: Flexibles Arbeiten mit VoIP-Telefonie

6. Gesteigerte Kundenzufriedenheit

Verbessern Sie das Außenauftreten Ihrer Firma durch optimal konfigurierte Warteschleifen und Überlaufszenarien. Angenehm gestaltete Warteschlangen-Soundfiles und die Möglichkeit, Sprachnachrichten zu hinterlassen beziehungsweise Rückrufe zu buchen, steigert die Kundenzufriedenheit bei jedem Kontakt.

7. Einfaches Aufzeichnen der Gespräche

Es kann sehr praktisch sein, Teile eines Telefonats oder das ganze Gespräch aufzuzeichnen (Callrecording). Ein Beispiel dafür ist die täglich eingehende Lieferantenbestellung. Erkundigen Sie sich einfach beim Anbieter Ihrer VoIP-Telefonanlage nach dieser Möglichkeit. In manchen Branchen, wie dem Finanzmarkt, ist dies darüber hinaus gesetzlich geregelt.

8. Schnelle und kostengünstige Lizenzen

Besonderen Wert haben Anbieter der All-IP-Systeme auf die Skalierbarkeit und den Einsatz von Callcenter-Funktionalitäten gelegt. Somit sind teure Erweiterungen der ISDN-Karten nun ein Thema der Vergangenheit! Sie werden neuerdings durch ein einfaches Erhöhen von User-Lizenzen am Server erledigt. Das ist eine Arbeit von Minuten. Erweiterte Callcenter-Funktionen wie Online-Wallboards, -Statistiken oder VIP-Priorisierung werden auch im mittelständischen Kundenbereich immer mehr verlangt.

Status quo: All-IP-Umstellung in KMU

Laut einer aktuellen Studie aus Deutschland sehen KMU die Anschaffung neuer Telefonanlagen als beste Lösung für die Umstellung auf VoIP-Telefonie. 90 Prozent der befragten Entscheider aus kleinen und mittleren Unternehmen haben das Thema bereits auf dem Schirm, für 3 von 10 Unternehmen zählt die Umstellung zu den Top-Aufgaben. Allerdings steht ein Drittel der Unternehmen erst am Anfang der Planung, 29 Prozent haben hingegen bereits erfolgreich auf IP-Telefonie umgestellt.


All-IP Umstellung in KMU, wo stehen Sie gerade.jpgAusschnitt aus dem atms-Whitepaper VoIP für KMU

 

Vorteile von All-IP aus Sicht eines Mitarbeiters

Bisherige Situation: Telefonieren ist im Allgemeinen, mal abgesehen vom klassischen Callcenter-Agenten, mehr Mittel zum Zweck für den Mitarbeiter. Dabei kann Telefonieren eine freudige Arbeitserleichterung sein!

9. Einfacheres und effizienteres Arbeiten

Mit VoIP gibt es viele neue Features, die den Arbeitsalltag erleichtern! Wie oft vertippen Sie sich beispielsweise, wenn Sie jemanden zurückrufen möchten? Mit dem Click-2-Call-Feature können Sie bequem mit einem Tastendruck die Nummer aus einer E-Mail-Signatur anrufen. Vertippen ist somit ausgeschlossen und Zeit ist eingespart.

10. Selbstständiges Integrieren

Features wie freihändig über den PC mit Headset zu telefonieren, individuelle Ansagen, Rufweiterleitungen, Nacht- und Urlaubsschaltungen, Ringrufe, Telefonkonferenzen, Blacklists/Whitelists u.v.m. lassen sich mit einer VoIP-Telefonanlage schnell und simpel einstellen. So brauchen Mitarbeiter nicht mehr auf den IT-Spezialisten warten oder in Handbüchern nachschlagen. Gestalten Sie Ihre Arbeitsstruktur und Ihre Arbeitsmittel persönlicher und effizienter.

Zusatztipp:

Verschaffen Sie sich vor dem Wechsel auf VoIP einen Überblick über den Ist-Zustand. Welche Features benutzen Sie und welche Anforderungen haben Sie? Welche Soundfiles möchten Sie ggf. neu besprechen? Welche Nummern sollten unbedingt übernommen werden? Mit einer guten Vorbereitung sparen Sie sich Stress und Zeit. Weitere Tipps dazu können Sie hier nachlesen: 5 Tipps für die Einführung: So gelingt der Umstieg auf die VoIP-Telefonanlage



Fazit: Stehen Sie der All-IP-Umstellung offen gegenüber - sie bringt viele Vorteile!

Die Abschaltung des ISDN-Netzes ist nicht nur in aller Munde, sondern schreitet in großen Schritten voran. In Deutschland wird die Telekom die Umstellung bereits bis Ende 2018 vollzogen haben und im Rest von Europa sind alle Netzbetreiber mit der Umstellung auf All-IP bis zum Endkundenanschluss beschäftigt. Statt zu versuchen, Ihre alten Systeme mühsam mit Technologiewandlern weiter zu betreiben, sollten Sie dem neuen Thema mit offenen Augen entgegentreten. Die Vorteile, die VoIP für Ihr gesamtes klein- oder mittelständisches Unternehmen bereithält, sind dabei ein großer Aspekt und überwiegen!

Mit unserem kostenlosen Whitepaper VoIP-Telefonie für KMU - Die 10 wichtigsten Fragen und Tipps für den Umstieg geben wir Ihnen einen Überblick zur aktuellen Entwicklung der IP-Telefonie, beantworten die am häufigsten gestellten Fragen und erklären wichtige Fachbegriffe und Abkürzungen. Dieses Whitepaper dient Ihnen als Hilfestellung, um sich bequem und umfangreich zu informieren und eine Entscheidung bezüglich der IP-Telefonie treffen zu können:

Hier Whitepaper downloaden

Über den Autor

Christian Rupitsch

Product Manager Voice Services bei atms

Kommentar

Über dieses Blog

Guter Kundenservice ist Ihnen wichtig? Super, uns auch! Deshalb beleuchten wir das Thema hier aus unterschiedlichen Perspektiven und geben Unternehmen Tipps für ihren erfolgreichen Kundendialog im Smartphone-Zeitalter.
Mehr über uns erfahren

Autoren

Sonja Schwarz, Digital & Content Manager | atms
Markus Buchner | atms
Eva Maria Möseneder | atms
Markus Mayr | atms
Christian Rupitsch | atms
Katrin Wagner | atms
Lukas Baumgartner | atms
Markus Scherer | atms

Newsletter abonnieren

Meist gelesene Beiträge

Like us on Facebook